ホテル・旅館コンサルティング／ホテル・旅館コンサルタント｜株式会社プライムコンセプト

幹事さんの準備段階での仕事をまとめました。細かく見ると本当にたくさんの決定・連絡・情報収集事項があります。すべて1人でこなそうとせず、協力を頼める人の力はどんどん借りましょう。そして大事なのは、決定事項（特に集合場所と集合時間）は何度も繰り返しアナウンスすることです！

幹事さんの仕事～当日編はこちら！

準備スタート～　まずはメンバーにお知らせ

団体旅行が決まったら、社内やサークル内にメールでお知らせします。

• 旅行が決まったこと
• 自分が幹事を務めること
• その他の決定事項（日時や参加者など、その時点で決まっていること）

また、メンバーの意見を集めるのも幹事の仕事です。
その場合はわかりやすく質問事項をまとめ、「この日までに返信してください」と必ず期限を設けましょう。

• 希望日時
• 希望目的地（選択制にしておくと便利）

意見が集まったら、予算や希望の中から日程・目的地を決定します。旅の大枠が決まったら細かい情報収集がスタート！　団体旅行向けの旅行代理店や各種Webサイトで団体向けプランや料金相場、宿泊施設を調べます。

プランニング1～　宿や交通手段、日中のスケジュールを決めましょう

予算と相場を比べて、候補となる宿やもっとも効率のいい交通手段などが決まったら予約を入れます。
この時点で幹事さんはかなりの情報収集を進めなければならないので、お任せできる旅のプロ、旅行代理店に相談するのもおすすめです。行楽シーズンや休日は予約が取りにくいので早めに動きましょう。

宿と交通手段が決まった時点で、自由に動けるスケジュールが徐々に埋まってきます。空き時間をどう過ごすか、どこに立ち寄ってどこを観光するか、お楽しみイベントも含めて日中のプランを企画しましょう。目的地が決定した時点でその土地の名産品や観光スポットを少し調べておくといいですね。

プランニング2～　出発1ヶ月前には宴会の手配を

日中のスケジュールが決まったら、次は夜のスケジュール。団体旅行に欠かせない宴会のプランニングです。旅館やホテルには宴会場と宴会プランがあるので、お酒やお料理の心配はありません。あとは宴会の時間をどう過ごすか？です。

ゲーム大会やカラオケ大会など、メンバーを楽しませる企画を決めて必要な小道具や景品を揃えておきましょう。

旅行当日～　みんなスムーズに出発するために

いよいよ出発！
何度知らせておいても、集合場所・集合時間に全員きちんと集まらないのが団体旅行。集合は出発の30時間前くらいにしておき、間に合わなかった人の対処法はあらかじめ決めておきましょう。

出発後の幹事の動きについては